Hiện nay, chữ ký số đang được sử dụng rộng rãi và phổ biến. Tuy nhiên, chữ ký số cá nhân chỉ chiếm 1% tổng chữ ký số được cấp phát và tập trung ở một số ứng dụng nội bộ. Nhằm thúc đẩy việc ứng dụng chữ ký số cá nhân được rộng rãi, bài viết dưới đây giúp mọi người hiểu rõ hơn về chữ ký số cá nhân là gì và những nội dung quan trọng khi sử dụng chữ ký số cá nhân mang lại.
1. Chữ ký số cá nhân là gì?
Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký số điện tử, có tác dụng tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp sau:
Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,…
Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…
Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số.
Nội dung thể hiện trên chữ ký số cá nhân bao gồm:
Tên của cá nhân là chủ thể của chứng thư số đó;
Tên công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số;
2. Các đối tượng được sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức
Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số đều có thể đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng tương đương với chữ ký tay của mình.
Các đối tượng cụ thể cần sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán,…
3. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Căn cứ vào Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT quy định như sau:
Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó;
Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được lý tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu;
4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân
4.1. Giảm thiểu chi phí hành chính
Nếu như việc in ấn và lưu trữ tài liệu giấy sẽ tốn một khoản chi phí, thậm chí không hề nhỏ thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
4.2. Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ
Việc chuyển văn bản giấy giữa các phòng ban trong công ty, hoặc giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp sẽ gây ra mất thời gian và phải chờ đợi. Việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp bạn cùng doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ chỉ với một thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
4.3. Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng
Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng thuận tiện xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Việc sử dụng chữ ký số cá nhân cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
4.4. Ký duyệt mọi lúc mọi nơi
Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với thiết bị chữ ký số.
5. Hướng dẫn cách đăng ký và sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token
Để nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.
Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân;
Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp thẩm định thành công.
Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế. Người dùng sử dụng thành công chữ ký số sau khi trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế.